Nghệ Thuật Dẫn Dắt Tổ Chức

Năm Câu Hỏi Quyết Định Số Phận Cho Tổ Chức Của Bạn

Chào các bạn, John Duong đây! Hôm nay, tôi muốn chia sẻ với các bạn về một cuốn sách đã thay đổi cách tôi nhìn về việc xây dựng và phát triển một tổ chức - "The Five Most Important Questions You Will Ever Ask About Your Organization" của Peter F. Drucker.

Có câu nói rằng, dấu hiệu của sự điên rồ là làm đi làm lại một việc mà mong đợi kết quả khác đi. Thật vậy, rất nhiều tổ chức đang loay hoay với chính "căn bệnh" này - vận hành theo lối mòn cũ kỹ trong khi tự hỏi tại sao mình không thấy bất kỳ sự tăng trưởng hay thay đổi tích cực nào.

Vậy, đâu là liều thuốc cho "căn bệnh" này? Chính là đặt ra những câu hỏi khó, những câu hỏi "chất vấn" bản chất của tổ chức. Và Peter F. Drucker đã chắt lọc ra năm câu hỏi quan trọng nhất, năm câu hỏi then chốt, năm câu hỏi mang tính bước ngoặt, mà bất kỳ ai lãnh đạo một tổ chức cũng cần tự vấn. Tin tôi đi, chỉ cần bạn thành thật trả lời năm câu hỏi này, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về những gì đang hiệu quả, những gì không và cần phải làm gì để đưa con thuyền tổ chức của mình đi đúng hướng.

Nào, cùng tôi khám phá nhé!

1. Nhiệm vụ của chúng ta là gì? (What is our mission?)

Câu hỏi đầu tiên, cũng là câu hỏi quan trọng nhất. Nó xác định mục tiêu, đích đến mà bạn và tổ chức của bạn muốn hướng tới. Câu trả lời chính là lý do tồn tại của tổ chức, là ngọn hải đăng soi sáng, là sợi dây kết nối mọi người trong một tập thể.

Hãy nhớ, câu trả lời phải thực sự cô đọng, súc tích nhưng phải đủ "lửa" để thổi bùng ngọn lửa nhiệt huyết trong mỗi thành viên. Hãy tưởng tượng, mỗi sáng đến văn phòng, bạn nhìn thấy chiếc áo phông in lời tuyên bố sứ mệnh của công ty, bạn có cảm thấy phấn chấn, tự hào và sẵn sàng "cháy" hết mình cho ngày mới?

Drucker kể về trường hợp của một bệnh viện mà ông từng cố vấn. Ban đầu, họ đưa ra sứ mệnh phòng cấp cứu là "Chăm sóc sức khỏe". Nghe có vẻ hợp lý đấy, nhưng thực tế thì phòng cấp cứu đâu chỉ chăm sóc sức khỏe, mà còn phải xử lý bệnh tật. Hơn nữa, trong 8/10 trường hợp, nhân viên chỉ cần khuyên bệnh nhân ngủ một giấc thật ngon là khỏi bệnh! Cuối cùng, sứ mệnh đã được chốt lại là "Mang đến sự an tâm cho người bệnh". Ngắn gọn, xúc tích, nhưng lại thể hiện rõ nét tinh thần và trách nhiệm của cả một tập thể.

2. Khách hàng của chúng ta là ai? (Who is our customer?)

Câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng lại rất "sâu". Bạn cần phân biệt rõ ràng khách hàng chính và khách hàng phụ trợ của mình.

Khách hàng chính là người được hưởng lợi trực tiếp từ sản phẩm/dịch vụ của bạn. Ví dụ, một trung tâm hỗ trợ người vô gia cư xác định khách hàng chính của họ là "những người gặp nhiều rào cản trong việc tìm kiếm việc làm".

Khách hàng phụ trợ là những người mà bạn muốn làm hài lòng, nhưng không phải là trọng tâm của sứ mệnh. Trong ví dụ trên, khách hàng phụ trợ có thể là các doanh nghiệp địa phương, gia đình, người thân của những người vô gia cư.

Biết rõ khách hàng của mình, bạn sẽ nhận ra khi nào mình tiếp cận được một nhóm đối tượng hoàn toàn khác. Giống như vị mục sư trong câu chuyện mà tôi được nghe kể, ông ấy khởi động một chương trình tại nhà thờ nhằm hỗ trợ các cặp vợ chồng mới cưới. Bạn biết điều gì đã xảy ra không? Những người tham gia lại là các cặp đôi đang sống chung nhưng chưa kết hôn!

Thế giới luôn vận động không ngừng, nhu cầu khách hàng cũng thay đổi theo. Vì vậy, bạn cần phải linh hoạt để thích nghi với những biến động đó, nhưng vẫn giữ vững sứ mệnh cốt lõi đã giúp bạn thành công.

3. Khách hàng của chúng ta coi trọng điều gì? (What does the customer value?)

Rất nhiều tổ chức bỏ qua câu hỏi này. Họ cho rằng mình hiểu rõ khách hàng của mình muốn gì, nhưng thực tế lại hoàn toàn ngược lại.

Chỉ khi thực sự thấu hiểu những giá trị mà khách hàng hướng đến, bạn mới có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của họ.

Hãy nhìn cách một nhà tạm trú cho người vô gia cư thay đổi quan điểm về giá trị của thức ăn và chỗ ngủ. Ban đầu, họ cũng nghĩ rằng cung cấp thức ăn và chỗ ngủ thoải mái là đủ. Nhưng sau khi tiến hành phỏng vấn, họ mới ngộ ra, điều mà những người vô gia cư thực sự cần không phải là thức ăn hay chỗ ở, mà là một mái ấm đích thực, là cơ hội để họ hòa nhập cộng đồng, tự lo lắng cho cuộc sống của mình. Kết quả là nhà tạm trú đã thay đổi hoàn toàn cách thức hoạt động, tập trung hỗ trợ người vô gia cư tìm kiếm việc làm, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cộng đồng.

4. Kết quả nào nói lên sự thành công của chúng ta? (What are our results?)

Một nhà lãnh đạo giỏi là người biết phải sửa chữa những gì để đạt được sứ mệnh của tổ chức. Họ luôn theo dõi sát sao hiệu quả hoạt động và đánh giá chúng dựa trên những tiêu chí cụ thể.

Hãy nhớ, thành công lâu dài thường đến từ những thành công ngắn hạn. Vì vậy, hãy chia nhỏ mục tiêu lớn thành những mục tiêu nhỏ hơn, dễ quản lý và theo dõi hơn.

Bên cạnh đó, hãy kết hợp đánh giá định lượng (số liệu, thống kê) và định tính (cảm nhận, trải nghiệm của khách hàng).

Ví dụ, đối với một bảo tàng, kết quả định lượng có thể là doanh thu, lượng khách tham quan,... Còn kết quả định tính có thể là những lời chia sẻ của khách hàng về trải nghiệm của họ tại bảo tàng.

5. Kế hoạch của chúng ta là gì? (What is our plan?)

Kế hoạch giống như bản đồ chỉ đường giúp bạn đi đến đích. Một kế hoạch hiệu quả cần bao gồm tất cả những yếu tố quan trọng, bao gồm sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu, giải pháp, ngân sách và kết quả. Kế hoạch cũng cần tính đến những bất ổn của thị trường, xác định vị trí cụ thể mà bạn muốn dẫn dắt tổ chức của mình và cách thức để đạt được điều đó.

Hãy nhớ, kế hoạch không phải là "khắc trên đá". Bạn cần liên tục theo dõi, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế.

Lời kết

Năm câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng lại ẩn chứa sức mạnh phi thường trong việc "đánh thức" tiềm năng của bất kỳ tổ chức nào. Hãy dành thời gian nghiên cứu, suy ngẫm và áp dụng chúng vào thực tế hoạt động của tổ chức bạn, tôi tin chắc rằng bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công vượt trội.

Chúc các bạn thành công!

Lời khuyên hữu ích:

Hãy quan sát và học hỏi từ những tổ chức thành công. Bạn có tự hỏi điều gì đã làm nên thành công của họ? Sứ mệnh của họ là gì? Họ có thực sự thấu hiểu những giá trị mà khách hàng của họ hướng đến? Hãy áp dụng 5 câu hỏi trên để phân tích, từ đó rút ra bài học cho riêng mình.